10 astuces Google Drive à maîtriser

Drive, plateforme centrale regroupant (presque) tous les fichiers stockés dans votre compte Google, est un outil essentiel pour les utilisateurs de Workspace. Il leur permet d'enregistrer, d'organiser et de partager des documents, des feuilles de calcul et des fichiers multimédias. Pour une organisation optimale de votre Drive et une utilisation maximale de ses fonctionnalités de collaboration, voici 10 astuces méconnues.

Créez des raccourcis au lieu de dupliquer les fichiers pour économiser de l'espace de stockage.

Si vous organisez Drive et avez besoin d'accéder à un fichier depuis plusieurs dossiers (comme c'est souvent le cas pour différents projets), inutile de le déplacer ou d'en créer plusieurs copies. Cela consomme de l'espace de stockage et empêche les collaborateurs de différentes équipes de travailler sur la même version. Laissez plutôt le fichier original à son emplacement et créez des raccourcis. Faites un clic droit sur un fichier dans Drive pour ouvrir le menu contextuel, puis sélectionnez Organiser > Ajouter un raccourci et choisissez le dossier de destination.

Utilisez des raccourcisseurs d'URL pour créer rapidement de nouveaux fichiers spécifiques à un compte particulier.

Les raccourcisseurs d'URL permettent de gagner un temps précieux pour créer rapidement de nouveaux fichiers Drive (notamment Docs, Sheets et Slides), surtout si vous êtes connecté simultanément à plusieurs comptes Google, par exemple un compte professionnel et un compte personnel. Lorsque vous saisissez doc.new, sheet.new ou slide.new dans la barre d'adresse, un nouveau fichier est automatiquement créé dans votre compte principal. Ajoutez /1, /2, /3, etc., pour préciser le compte à utiliser. Vous évitez ainsi de cliquer plusieurs fois pour créer un nouveau fichier.

Utilisez les liens de partage modifiés pour créer automatiquement des copies.

Un autre raccourcisseur de liens permet d'obliger les destinataires de fichiers partagés à créer une copie au lieu de simplement consulter ou modifier l'original. Cette fonctionnalité est utile pour partager des modèles, des listes de contrôle et autres documents que les utilisateurs devront modifier tout en conservant la version originale. Il suffit de remplacer `/edit` ou `/view` à la fin du lien de partage par `/copy`, et les destinataires seront invités à « créer une copie » lorsqu'ils ouvriront le fichier.

Téléversez de nouvelles versions pour remplacer les documents existants sans modifier le lien de partage.

Les fichiers Google Originals se mettent à jour en temps réel pendant que vous les modifiez, permettant ainsi à tous les collaborateurs de voir les changements. Cependant, les nouvelles versions des PDF, images et vidéos doivent être partagées à nouveau, sauf si vous écrasez l'original. Pour conserver le même lien de partage pour la mise à jour, faites un clic droit sur un fichier non Google et sélectionnez Gérer les versions > Importer une nouvelle version .

Verrouillez les fichiers en mode lecture seule pour empêcher Plus d'y apporter des modifications.

Si vous souhaitez partager la version finale d'un fichier Drive tout en empêchant les destinataires de le modifier (accidentellement ou intentionnellement), vous pouvez le verrouiller en mode lecture seule. Cette méthode est plus rapide que la conversion au format PDF ou la gestion des autorisations pour différents utilisateurs. Faites un clic droit sur le fichier pour ouvrir le menu contextuel, puis sélectionnez Informations sur le fichier > Verrouiller . (Notez que vous ne pourrez pas modifier le fichier tant qu'il n'est pas déverrouillé.)

Activez la conversion des fichiers téléchargés pour convertir les fichiers .docx en fichiers compatibles avec Google.

Une autre fonctionnalité qui vous évite de cliquer à répétition est la conversion automatique des fichiers externes au format Google Docs. C'est particulièrement utile si vous recevez fréquemment des documents .docx, .xlsx ou .pptx d'utilisateurs Microsoft. Au lieu de les convertir manuellement à chaque fois, accédez à Paramètres > Général , faites défiler jusqu'à la section Importations et activez l'option permettant de convertir les fichiers importés au format Google Docs.

Ajoutez des légendes aux images des fichiers PDF pour fournir un retour d'information direct.

Les fichiers modifiables de Drive permettent de surligner et d'annoter facilement du texte, mais vous pouvez faire de même avec d'autres types de fichiers en mode aperçu. Cette fonctionnalité est pratique pour annoter des visuels, des mises en page et des illustrations sans avoir à télécharger et ouvrir le fichier dans un autre programme. Il suffit de double-cliquer pour ouvrir une image ou prévisualiser un PDF, puis de cliquer sur l' icône d'annotation en haut. Sélectionnez ensuite la zone à annoter et ajoutez votre commentaire.

Utilisez les filtres de recherche avancée pour retrouver rapidement les fichiers perdus.

Mon Drive personnel est souvent un peu encombré, ce qui complique la recherche de vieux fichiers dont j'ai oublié le nom sans devoir parcourir une très longue liste d'éléments désorganisés. Les filtres de recherche avancée sont essentiels : ils permettent d'affiner la recherche par type de fichier, propriétaire et date. Il suffit de saisir des termes comme « type : », « propriétaire : », « avant : » ou « après : » dans la barre de recherche, suivis de vos critères.

Créez un centre de projet dédié pour accéder facilement aux fichiers associés.

L'organisation de Drive est remarquablement simple : l'onglet Accueil affiche des suggestions de fichiers et de dossiers, tandis que l'onglet Mon Drive est trié par ordre alphabétique par défaut, avec la possibilité de trier par date de modification. Vous pouvez bien sûr créer des dossiers et déplacer des fichiers (y compris grâce aux raccourcis mentionnés précédemment), mais il peut également être utile de créer un « Centre » dynamique pour accéder rapidement aux fichiers importants, comme ceux d'un projet professionnel ou de vacances. Les utilisateurs de la version payante de l'Espace de travail bénéficient de l'onglet Priorité, qui permet de regrouper jusqu'à 25 fichiers provenant de n'importe quel emplacement de Drive, sans les déplacer. Les utilisateurs de la version gratuite peuvent marquer des éléments d'une étoile ou créer un document principal et y inclure des cadres de fichiers à l'aide du symbole @.

Utilisez le scanner Drive pour numériser rapidement les reçus et les documents imprimés.

En réalité, vous n'avez pas besoin d'application supplémentaire pour numériser des documents ; Google Drive intègre cette fonctionnalité , permettant aux utilisateurs d'iPhone et d'Android de numériser rapidement des documents imprimés dans Drive simplement à l'aide de l'appareil photo de leur téléphone. Ouvrez l'application Drive et sélectionnez l'icône de numérisation ou le signe plus (+) , puis appuyez sur « Numériser un document » . Google effectuera quelques ajustements mineurs , après quoi vous pourrez indiquer le nom et l'emplacement du fichier, puis appuyer sur « Importer » . Vos reçus, contrats et autres fichiers numérisés seront alors consultables comme n'importe quel autre fichier de votre Drive.