Comment utiliser efficacement un plan d'amélioration des performances (PIP)

Les points clés les plus importants

Un plan d’amélioration des performances (PIP) est une feuille de route, pas une punition. Son objectif est d'aider les membres de l'équipe à se développer, et non de les intimider pour les forcer à se conformer ou de les préparer à l'échec.
Utilisez un plan d’amélioration des performances (PIP) uniquement après des conversations claires et honnêtes. Si vous n’avez pas défini d’attentes ou eu de véritables conversations sur les échecs, il est temps.
Un plan d’amélioration des performances (PIP) concerne les problèmes liés aux compétences. Pensez aux délais ou aux objectifs de vente manqués, et non aux problèmes de comportement tels que les retards ou le manque de respect.
La clarté est une gentillesse. Votre membre d’équipe ne devrait jamais être surpris par un plan d’amélioration des performances (PIP). Si tel est le cas, le problème réside dans le manque de clarté du leadership.
Les rencontres individuelles sont prioritaires. Avant de recourir à un plan formel, organisez régulièrement des réunions individuelles pour signaler les problèmes à un stade précoce et coacher votre équipe sur la manière d’aller de l’avant.
Un plan d’amélioration des performances (PIP) solide comprend des détails spécifiques. Dressez une liste claire de ce qui est déficient, de ce qui doit changer, de la manière dont vous suivrez les progrès et de ce qui se passe en l’absence d’amélioration.

Responsabilité ciblée : plan d'amélioration des performances

Personne n’aime les conversations difficiles. Pas toi. Ni les membres de votre équipe. Pas même le collègue qui aurait pu déposer la marque du poker face.

Lorsque quelqu’un dans votre équipe ne répond pas aux attentes, vous ne pouvez pas simplement croiser les doigts et espérer que les choses s’amélioreront comme par magie. Vous devez intervenir, clairement et sincèrement. C'est ainsi que l'on conduit bien.

Mais que faire si vous avez déjà eu des conversations difficiles et honnêtes et que les choses ne s’améliorent toujours pas ? C'est ici que vous intervenez. Plan d'amélioration des performances (PÉPIN) (Nous appelons également cela le plan de 90 jours.)

Contrairement à la croyance populaire, un plan d’amélioration des performances (PIP) n’est pas seulement une étape formelle avant le licenciement d’une personne. Il ne s’agit pas non plus de microgestion ou de punitions. Un plan d’amélioration des performances (PIP), utilisé correctement, est une feuille de route claire pour la croissance et un plan clair pour ce qui est attendu à l’avenir.

Cela donne aux membres de l’équipe en difficulté une réelle opportunité de renverser la situation. Et si cela n’arrive pas, cela leur donne également une issue digne et respectable. Voyons donc à quoi est censé ressembler un plan d’amélioration des performances et comment le mettre en œuvre. Un leadership au service de votre équipe Au mieux.

Qu'est-ce qu'un programme d'amélioration des performances (PIP) ?

renvoie au terme PEP ou “PIP” إلى Programme d'amélioration des performances (Plan d'amélioration des performances). Et il est Un plan écrit qui identifie précisément les lacunes de rendement de l’employé et ce qu’il doit faire pour répondre aux attentes de son travail.. Un programme d’amélioration des performances est un outil essentiel de gestion des performances, fournissant un cadre structuré pour résoudre les problèmes et fixer des objectifs mesurables.

Qu’est-ce qu’un programme d’amélioration de la performance (PIP) au travail ?

Un programme d’amélioration des performances (PIP), ou plan de développement des performances, est utilisé dans un contexte professionnel lorsqu’un membre de l’équipe sous-performe systématiquement dans un domaine de compétences de son travail. Par exemple, il peut ne pas atteindre les objectifs de vente, respecter les délais ou communiquer clairement avec les clients. Les termes « plan de développement des performances » ou « programme d’amélioration des performances » sont souvent utilisés de manière interchangeable.

Le programme d’amélioration des performances (PIP) n’est pas utilisé pour résoudre les problèmes de comportement tels que les retards (ou les absences), le manque de respect ou une tenue vestimentaire inappropriée. Il ne s’agit pas de domaines nécessitant une amélioration progressive, mais de domaines qui « doivent changer maintenant ». Le programme d’amélioration des performances (PIP) est basé sur les compétences.

Modèle gratuit de domaines de résultats clés (KRA)

Un document sur les domaines de résultats clés (KRA) vous aidera à créer des attentes de rôle claires pour votre équipe. Obtenez notre modèle gratuit, ainsi que quelques exemples de domaines de résultats clés (KRA) complétés pour votre référence ! *Note d'expert : L'utilisation du modèle KRA permet de définir et de mesurer les objectifs de performance clés.*

Quand faut-il utiliser un plan d’amélioration des performances ?

Que ce point soit clair : ne proposez jamais de plan d’amélioration des performances (PIP) lorsque vous êtes prêt à licencier quelqu’un sans avoir eu une série de conversations claires et directes avant ce moment. Comme le dit l’expert en leadership Patrick Lencioni : « Licencier quelqu’un… est souvent le dernier acte de lâcheté d’un dirigeant qui ne sait pas ou ne veut pas demander des comptes à ses employés. » *En d’autres termes, un plan d’amélioration des performances doit être une réelle opportunité d’amélioration, et non pas seulement une formalité avant le licenciement.*

Il n’est pas acceptable de présenter un plan d’amélioration des performances comme première conversation avec un membre de l’équipe. Mais si vous avez eu des conversations et qu'elles ne sont pas utiles, ou si quelqu'un commence à stagner ou même à se détériorer, il est temps de passer au niveau supérieur de responsabilité.

Armando Lopez, directeur principal des ressources humaines chez Ramsey Solutions, recommande de se poser ces trois questions pour déterminer s'il est temps d'introduire un plan de 90 jours :

Avez-vous clairement défini vos attentes ?
Avez-vous documenté les échecs et eu une vraie conversation à leur sujet ?
Ce membre de l’équipe serait-il surpris d’apprendre qu’il ne répond pas aux attentes ?

« Si vous ne pouvez pas répondre oui aux trois questions, vous ne devriez pas avancer », déclare Armando. « Être confus, c’est être méchant. » « Les surprises ne sont jamais agréables, surtout lorsque les enjeux sont importants. Soyez très clair pour que votre coéquipier sache exactement où il se trouve. » *Une clarté absolue dans la définition des attentes est le fondement d’un plan efficace d’amélioration des performances.*

La vérité est que 99 % de votre énergie émotionnelle lorsque vous dirigez votre équipe devrait être consacrée à Établir des attentes claires. Le 1 % restant sert à responsabiliser les membres de l’équipe.

Définir des attentes claires est une conversation à double sens : apporter de la clarté à chacun et atteindre Achat d'équipe Vers des objectifs communs. Alors, avant d’élaborer un plan formel, assurez-vous que vous exécutez Rencontres individuelles Soyez régulièrement honnête au sujet des problèmes de performance.

Soulignez les problèmes en temps réel, fournissez des commentaires clairs et donnez des exemples précis d’attentes non satisfaites et de changements que vous devez voir. Utilisez ensuite des réunions individuelles pour accompagner le membre de l’équipe dans sa progression.

Comment rédiger un plan d'amélioration des performances

Rédiger un plan d’amélioration des performances ne consiste pas à remplir les blancs d’un formulaire. Il s’agit de créer un plan totalement clair et équitable. Voici ce qu'il faut inclure :

Domaines spécifiques nécessitant une amélioration des performances : Utilisez leurs domaines de résultats clés (KRA) pour vous guider dans cette démarche. *Les domaines de résultats clés (KRA) sont des indicateurs de performance essentiels pour les employés.*
À quoi s'attendre : Soyez précis. « Faites 10 appels commerciaux par jour », et non « Faites plus d'appels ».
Calendrier d'amélioration : Généralement 90 jours avec des points de contrôle à 30 et 60 jours minimum.
Comment allez-vous mesurer les progrès ? Des indicateurs clairs, pas seulement des impressions.
Que se passe-t-il s’il n’y a pas d’amélioration : En général, l’emploi prend fin.

Votre contribution doit être directe et respectueuse. Ceci n’est pas une boîte à suggestions. C'est un document qui dit « cela doit changer ». Ainsi, une fois que vous avez créé votre plan d’amélioration des performances et que vous êtes prêt à le soumettre, prenez le temps de mettre à jour vos connaissances sur Comment avoir des conversations inconfortables.

FAQ sur le plan d'amélioration des performances

Vous avez encore des questions sur les plans d’amélioration des performances (PIP) ? C'est bien. Cela signifie que vous vous souciez de la situation et que vous essayez de le faire correctement. Voici quelques questions fréquemment posées sur les plans d’amélioration des performances avec les réponses d’Armando, un expert en gestion des performances.

À quoi devraient ressembler les conversations pré-PIP ?

Commencez par vous asseoir avec un membre de l’équipe et discuter de ses indicateurs de performance clés (KRA). Parlez franchement de chaque point. Disons qu’ils ont cinq domaines clés et qu’ils répondent aux attentes dans trois d’entre eux, qu’ils ont besoin d’être améliorés dans un autre et qu’ils ne répondent absolument pas aux attentes dans un autre.

Ramsey utilise une échelle à cinq points : 1 – Besoin de conseils, 2 – Autonome, 3 – Compétent, 4 – Avancé, 5 – En cours de mise à niveau. Ainsi, sur une échelle de cinq points, ce membre de l’équipe verrait trois comme des 3, un comme des 2 et un comme des 1. *Remarque : cette échelle permet de déterminer les niveaux de performance actuels et souhaités.*

Mettez l’accent sur les domaines dans lesquels il excelle. Indiquez ensuite les domaines qui nécessitent des améliorations. Expliquez à quoi ressemblerait l’augmentation du niveau de performance de 2 à 3 (ou plus) et expliquez ce qui devrait changer dans le domaine noté 1. Soyez clair sur le fait que ces attentes ne sont pas facultatives – elles sont essentielles au poste.

Documentez chaque conversation pour vos archives et votre responsabilité personnelle, et organisez vos notes en :

التاريخ
Quelle est l’attente non satisfaite ?
Quelle est la norme requise ?
De quelle amélioration avez-vous discuté avec le membre de l’équipe ?

Il ne s’agit pas de surprendre un membre de l’équipe en flagrant délit de sous-performance, mais de l’aider à voir clairement l’écart et de lui donner une chance équitable de le combler. *L’objectif d’un plan d’amélioration des performances est d’aider l’employé à réussir.*

Comment puis-je savoir qu’ils comprennent la gravité de la situation ?

Le simple fait de dire les mots est une chose, etCommuniquer efficacement S’assurer que le sens voulu est transmis est une autre chose. Alors, demandez-vous : Le message que vous vouliez transmettre est-il le même que celui que l’autre partie a reçu ?

Voici deux manières simples de vérifier cela, en mettant l’accent sur l’importance de : Évaluation objective de la gravité de la situation et Communication efficace sur le lieu de travail:

Demandez-leur d’évaluer la gravité de la situation. Dites quelque chose comme : « Sur une échelle de 1 à 5 – où 1 correspond à une simple critique constructive et 5 à un licenciement – à quel point est-ce grave pour vous ? » S'ils disent 1 ou 2, alors que pour vous c'est 4 ou 5, c'est signe que vous n'avez pas été assez clair. Revenez en arrière et essayez d’être plus direct. *Cette auto-évaluation permet de comprendre la perception de l'employé quant à la gravité de la situation, ce qui est très important.*
Demandez-leur de résumer la conversation. À la fin de votre entretien individuel, demandez-leur de prendre cinq minutes pour écrire ce qu'ils ont entendu (quel était le problème, ce qui doit être changé et quand) et de vous l'envoyer par e-mail. Si leurs commentaires ne couvrent qu’une partie de la conversation ou si le ton semble plus décontracté que prévu, c’est un signe que vous devez clarifier les choses. *Demander un résumé garantit que l’employé comprend les attentes et les responsabilités qui lui sont imposées.*

Vous n’êtes pas dur, vous êtes clair. Les membres de votre équipe doivent comprendre que ces attentes sont : Nécessités Ce n'est pas chances.

Que faire si je suis sûr d’être prêt à aller de l’avant avec un plan d’amélioration des performances (PIP) ?

Avez-vous eu toutes les bonnes conversations et les avez-vous documentées jusqu'à présent ? Si vous l’avez fait et qu’il est temps d’officialiser les choses, ne le faites pas seul. Présentez la situation à votre comité RH. Si vous n’en avez pas, consultez un ou deux autres dirigeants de confiance. C'est le moment pour des collègues de confiance de vous aider à ralentir et à revoir votre processus et votre intuition. *Note d’expert : consulter votre comité RH ou votre équipe de direction garantit une approche juste et transparente.*

Pensez-vous que cette personne a ce qu’il faut pour changer les choses en 90 jours ?

Si la réponse honnête est non, ne proposez pas de plan d’amélioration des performances (PIP). Ce serait cruel et injuste. Il est temps de les laisser partir. Un plan d’amélioration des performances (PIP) n’est pas une tactique de procrastination. C'est une réelle opportunité pour quelqu'un de s'élever et de rester. *Avertissement : l’utilisation d’un plan d’amélioration des performances (PIP) comme outil pour retarder le licenciement est considérée comme une pratique contraire à l’éthique.*

Si vous pensez que c'est encore possible, activez-les avec deux options claires :

Option A : Optez pour une indemnité de départ complète dès maintenant.
Option B : Entièrement engagés à changer les choses et à respecter les normes (mais s'ils ne le font pas, ils n'obtiendront pas la même compensation plus tard)

Donnez à votre membre d’équipe quelques jours pour y réfléchir et dites-lui que vous ferez de même. Dites quelque chose comme : « Prends le week-end pour y réfléchir. Lundi, tu pourras me dire si tu veux avancer ou arrêter. J'y réfléchirai aussi, et je pourrais conclure qu'on est prêts à arrêter. Si c'est le cas, je te le ferai savoir, et ce sera ton dernier jour. »

La bonne nouvelle est que de nombreuses personnes peuvent changer les choses et le font, mais seulement lorsque les attentes, le calendrier et les conséquences sont clairs. *Conseil de pro : la clarté sur les attentes et les conséquences est essentielle à la réussite d'un plan d'amélioration des performances (PIP).*

Comment soumettre un plan d’amélioration des performances (PIP) ?

C’est l’une de ces conversations où votre apparence est tout aussi importante que ce que vous dites. Vous avez affaire à une vraie personne – quelqu’un avec des espoirs, des factures, du stress et une histoire. Alors même si vous êtes frustré, commencez par être clair. Et attention.

Je fais:

Commencez par l’empathie. Traitez les gens comme vous voudriez être traité si les rôles étaient inversés.
Soyez curieux, ne jugez pas. Posez des questions et écoutez pour comprendre, pas pour discuter.
Restez fidèle aux faits. Montrez-leur leurs lacunes en matière de performance, pas leurs défauts personnels.
Dites la chose difficile, doucement. Ne tournez pas autour du pot.
Donnez-leur le temps de traiter la situation. Deux à trois jours constituent un délai raisonnable avant qu’une décision puisse être prise.

ne pas:

Ne dites pas : « Ce n’est pas personnel. » C'est la même chose pour eux.
Ne laissez pas vos émotions diriger le spectacle. Restez stable, même si leur réaction est forte.
Ne leur facilitez pas la tâche au point de leur faire perdre de vue la gravité de la situation. Soyez clair et ferme.
Ne prenez pas leur réaction personnellement. C'est une nouvelle difficile à annoncer. Donnez-leur de l’espace pour ressentir.

Après la conversation, demandez-leur de la résumer. Cela vous aide à savoir si ce que vous avez dit correspond à ce qu’ils ont entendu. *Remarque : cette pratique permet de garantir une compréhension claire et convenue du plan.*

Comment choisir les objectifs appropriés du plan d’amélioration des performances (PIP) ?

Commencez par identifier le problème auquel vous êtes confronté. Alors demandez-vous : À quoi s'attendre ici ? C'est ton objectif.

Cependant, tenez compte du rôle de l’employé et de son ancienneté à ce poste lorsque vous définissez les attentes. Vous ne devriez pas imposer de normes injustes à qui que ce soit. *Il est important d’aligner les objectifs du plan d’amélioration des performances avec l’expérience actuelle de l’employé et ses responsabilités professionnelles.*

Avez-vous encore des difficultés ? Pensez au type de réussites que vous aimeriez célébrer avec ce membre de l’équipe dans un an. Peut-être que c'est le fait de le voir parler lors de réunions, de devenir quelqu'un vers qui les gens se tournent pour obtenir de l'aide en cas de problème ou de recevoir des éloges de la part des clients au lieu de plaintes. Maintenant, demandez-vous : Qu’est-ce qui empêche cette personne d’y arriver ? *La réponse à cette question constitue souvent l’essence même des objectifs d’un plan efficace d’amélioration des performances.*

Quelle est la durée idéale pour maintenir un employé dans le cadre d’un plan d’amélioration des performances (PIP) ?

En règle générale, les plans d’amélioration des performances (PIP) durent au maximum 90 jours, avec des points de contrôle et des évaluations à 30 et 60 jours. *Ce calendrier commun reflète les meilleures pratiques en matière de gestion des performances.*
À chaque point de contrôle, utilisez le Plan d’amélioration des performances (PAP) pour demander à l’employé : « Comment voyez-vous vos progrès ? » *Cette méthode encourage l’auto-évaluation et la responsabilisation.*
Si un employé n’atteint pas le niveau requis, proposez-lui les ajustements spécifiques que vous devez voir. *Soyez clair et précis quant à vos attentes.*

N’oubliez pas : chaque partie peut se retirer à tout moment. S'il s'avère que cela ne fonctionne pas, vous pouvez y mettre fin avant la fin des 90 jours. *La flexibilité est essentielle dans la gestion des performances.*

Que se passe-t-il à la fin de la période de 90 jours ?

« Une fois qu'un membre de l'équipe atteint la fin des 90 jours et atteint les objectifs, célébrez avec lui ! » dit Armando. « Dites-leur qu'ils ont connu un franc succès et qu'ils ont prouvé qu'ils pouvaient répondre aux attentes. À eux maintenant de continuer. »

Il souligne également que les attentes ne changent pas simplement parce que le plan prend fin. Soyez clair avec le membre de l’équipe : il ne bénéficiera pas d’une réaffectation ni d’une autre période de grâce de 90 jours si ses performances diminuent à nouveau. Si cela peut aider, ils peuvent même faire semblant que quelqu’un les surveille encore jusqu’à ce que le niveau de travail devienne une seconde nature. (Mais ne regardez pas vraiment par-dessus leur épaule. Utilisez plutôt vos réunions individuelles pour les soutenir et continuer à rétablir la confiance et une communication ouverte.)

Une autre chose qui devrait être très claire :

Ils ne peuvent pas changer de service pendant qu’ils suivent un plan d’amélioration des performances (PIP) ou immédiatement après – ils doivent d’abord démontrer des performances constantes à leur poste.

Les plans d’amélioration des performances ne sont pas faciles, mais ils le sont Vaut bien la peine que. Cela donne de la clarté, de la dignité et une direction. Et lorsqu’il est bien utilisé, il peut conduire à de puissantes transformations.

Mettez-vous au défi, ainsi que vos dirigeants qui ont des subordonnés directs, d’être justes, clairs et rapides à résoudre les problèmes. Plus important encore, dans toutes les situations, traitez vos employés comme vous voudriez que quelqu’un vous traite.

Prochaine étape : définir des attentes très claires concernant les rôles professionnels.

Vous cherchez un moyen simple de responsabiliser les membres de votre équipe ? Avant Besoin d’un plan d’amélioration des performances (PIP) ? Utilisez le modèle des domaines de résultats clés (KRA) pour clarifier exactement ce que signifie le succès, pour chaque poste. L’identification des domaines de résultats clés (KRA) permet de définir clairement les responsabilités, ce qui est essentiel pour améliorer et évaluer efficacement les performances. *Note d'expert : La définition des KRA garantit que les efforts des employés sont alignés sur les objectifs stratégiques de l'organisation.*

Avez-vous trouvé cet article utile ? Partagez-le!