ChatGPT peut apprendre vos tâches quotidiennes répétitives en analysant votre travail : 7 suggestions pratiques à tester
Dites adieu aux tâches répétitives ! Apprenez à entraîner ChatGPT à automatiser votre travail en regardant cette vidéo. Voici 7 commandes puissantes pour bien démarrer.
Les choses les plus importantes que vous devez savoir
- La fonction Enregistrement et Relecture est disponible sur macOS et nécessite l'activation de la fonction Utilisation de l'ordinateur dans l'application de bureau ChatGPT, où les tâches répétitives sont enregistrées et la compétence résultante est analysée pour identifier les incompréhensions et ajouter des règles.
- Pour un résultat optimal, l'inscription doit être concise et axée sur une seule tâche, ChatGPT étant informé à l'avance de tout changement de détail, et la compétence étant revue après sa création afin d'ajouter les règles et exceptions non écrites.
- ChatGPT peut apprendre les tâches quotidiennes répétitives telles que l'enregistrement des dépenses, la préparation de rapports périodiques, la création d'invitations de calendrier, la publication de contenu, l'organisation de fichiers et la création de tickets de projet, et les transformer en compétences utilisables.
Expliquer une tâche ChatGPT peut sembler assez simple, jusqu'à ce qu'on essaie réellement de décrire toutes les petites décisions que l'on prend en l'exécutant.
Vous pourriez être amené à préparer un rapport de dépenses mensuel, à créer un modèle de présentation ou à mettre à jour le même tableur chaque vendredi. Même si vous savez précisément comment accomplir ces tâches, décomposer le processus en étapes claires vous oblige à vous souvenir de détails que vous gérez habituellement machinalement.
ChatGPT propose désormais une solution pour simplifier les choses, en indiquant simplement à l'IA ce qu'elle doit faire.
Grâce à la fonction Enregistrement et Relecture de ChatGPT Work, l'IA peut observer vos actions sur votre Mac et les transformer en compétences réutilisables. Initialement conçue pour Codex, cette fonction est également compatible avec ChatGPT Work.
Je l'ai testé et j'ai été bluffé par sa simplicité : il suffit d'afficher la tâche une seule fois, en précisant les préférences de base (qui seraient difficiles à intégrer dans une simple invite), et ChatGPT crée ensuite une compétence expliquant quand utiliser le workflow, les informations nécessaires, les étapes à suivre et comment vérifier son bon déroulement. Ce processus simplifie considérablement l'automatisation par IA pour ceux qui savent ce qu'ils attendent de ChatGPT, mais qui ne savent pas comment créer un workflow de A à Z.
De quoi avez-vous besoin avant de commencer ?
Regardez dès maintenant sur YouTube
La fonction Enregistrement et lecture est actuellement disponible sur macOS ; assurez-vous simplement que la fonction Utilisation de l’ordinateur est disponible et activée.
Dans l'application ChatGPT pour ordinateur, choisissez ChatGPT Work ou Codex. J'utilise généralement ChatGPT Work par défaut, mais les deux fonctionnent. Ensuite, allez dans « Plugins », cliquez sur le signe plus (+) et sélectionnez « Enregistrer une compétence » . ChatGPT vous proposera un message d'introduction que vous pourrez modifier avant de commencer.
Vous devez obtenir l'autorisation de commencer l'enregistrement, puis poursuivre votre tâche comme d'habitude. Une fois terminé, vous pouvez arrêter l'enregistrement depuis la barre de menu ou l'interface, ou simplement informer ChatGPT que vous avez terminé.
ChatGPT analysera le flux de travail et préparera la compétence pour vous. Vous pourrez ensuite la consulter, identifier les éventuelles incompréhensions et ajouter des règles pour les décisions qui n'étaient pas claires lors de l'observation.
Vous pouvez utiliser les sept guides suivants pour les essayer.
1. Apprenez à ChatGPT comment enregistrer les dépenses.
Les systèmes de gestion des dépenses possèdent généralement leurs propres listes, catégories et champs obligatoires. L'enregistrement de ces opérations permet à ChatGPT de savoir où placer les reçus, comment les nommer et quelles options vous utilisez habituellement. C'est l'une des six fonctionnalités phares de ChatGPT à découvrir absolument.
Instructions : Je vais vous montrer comment enregistrer une note de frais. Observez comment je nomme la dépense, sélectionne la catégorie, joins le justificatif et remplis les champs obligatoires. Une fois terminé, je vous expliquerai comment réutiliser cette procédure. Pour chaque nouvelle dépense, il vous suffira de me demander de vérifier le montant, la catégorie et le justificatif.
Veillez à utiliser un formulaire ne contenant ni numéros de compte ni aucune autre information sensible lors de l'inscription.
2. Préparer le rapport périodique.
Lorsque vous téléchargez et organisez vos données de la même manière chaque semaine ou chaque mois, Record & Replay peut déterminer où les trouver et quoi en faire ensuite.
Consigne : Je vais vous montrer comment télécharger et organiser ce rapport récurrent. Notez la période sélectionnée, les filtres appliqués, le nom du fichier et son emplacement d’enregistrement. Créez une tâche qui demande la nouvelle période du rapport avant de relancer le flux de travail.
Il s'agit là d'un cas évident qui nécessite une démonstration pratique plutôt qu'une explication théorique : vous pouvez modifier un filtre ou renommer une colonne sans que cela ne constitue une étape supplémentaire. Une fois que vous aurez essayé et constaté la simplicité de la procédure, vous ne réaliserez plus jamais cette tâche manuellement.
3. Créez des invitations de calendrier au format de votre choix.
Si vous êtes chargé de planifier de nombreuses réunions, vous avez probablement certaines préférences concernant les invitations dans votre calendrier, comme la durée de chaque réunion ou le moment des rappels ; plutôt que de fournir une liste de ces préférences, vous pouvez les démontrer de manière pratique.
Ma demande : je vais vous montrer comment créer une invitation. Je préciserai la durée habituelle de mes réunions, la mise en forme du titre, mon style de rédaction pour la description, comment définir le lieu, mes préférences pour les appels vidéo et mes paramètres de rappel. Transformez cette compétence en un outil réutilisable, mais demandez-moi systématiquement de vérifier les invités, la date et l’heure avant d’envoyer l’invitation.
Cette étape finale d'approbation est importante, car elle permet d'accélérer le processus de préparation du calendrier sans inviter la mauvaise personne en raison de similitudes de noms entre les contacts.
4. Publier une vidéo ou tout autre contenu
La préparation d'un contenu pour publication nécessite généralement bien plus que le simple téléchargement d'un fichier, car l'invite comprend souvent des titres, des descriptions, des catégories, des paramètres de vignettes et d'autres champs qui doivent être remplis de manière cohérente.
La demande : Je vais vous montrer comment publier cette vidéo. Je vous expliquerai où téléverser le fichier, comment formater le titre et la description, quelle catégorie et quels paramètres de visibilité choisir, ainsi que les vérifications que j’effectue avant la publication. Créez une compétence réutilisable qui demande une nouvelle vidéo, un nouveau titre et une nouvelle description à chaque fois, et ne publiez rien tant que je n’ai pas approuvé les paramètres finaux.
Cette même affirmation peut être utilisée pour les articles de blog, les épisodes de podcast, les newsletters ou le contenu des réseaux sociaux.
5. Préparez un ticket de projet au format approprié.
Il est courant que les équipes aient des règles informelles lors de la création de tickets dans les outils de gestion de projet, qui peuvent inclure un format de titre spécifique, des évaluations, l'identification du responsable, la définition des priorités et un ensemble de critères d'acceptation.
Consigne : Je vais vous montrer comment créer un ticket de projet pour mon équipe. Notez la mise en forme du titre, des catégories, de la priorité, du responsable, de la description et des critères d’acceptation. Reformulez cette consigne afin qu’elle demande les détails de la tâche, puis vous soumette le ticket rempli pour approbation avant sa création.
Vous pouvez améliorer cette compétence en expliquant comment elle gère les demandes inhabituelles ou comment elle choisit entre deux classifications similaires.
6. Organiser les fichiers téléchargés
J'ai remarqué que mon dossier Téléchargements se désorganise très vite, surtout après quelques semaines de téléchargements de PDF, d'images et de notes. ChatGPT peut comprendre votre système de catégorisation si vous lui en expliquez le fonctionnement.
Consigne : Observez comment je renomme et trie ces fichiers téléchargés. Apprenez la convention de nommage, identifiez le dossier approprié et déterminez quels fichiers doivent rester inchangés. Créez une compétence réutilisable qui affiche un aperçu de chaque nom de fichier et une destination suggérée avant tout transfert.
Pendant que je vérifie que la compétence comprend la structure des dossiers, je préfère que les premières itérations soient peu nombreuses, car il est plus difficile de corriger un transfert de fichier erroné que de corriger une saisie erronée dans un champ de formulaire.
7. Préparer un document pour relecture.
Si vous suivez toujours la même procédure avant d'envoyer un document à votre responsable, client ou collègue, ces étapes pourraient vous être utiles. Vous pouvez utiliser l'intelligence artificielle pour renommer le fichier, l'exporter dans un autre format, le placer dans un dossier partagé, puis rédiger un message contenant le lien.
Consigne : Je vais vous montrer comment préparer un document pour relecture. Observez comment je nomme le fichier, l’exporte, l’enregistre au bon emplacement et configure le message de relecture. Créez une compétence réutilisable qui me demande à qui est destiné le document, puis attend mon approbation avant de le partager ou de l’envoyer.
Comment obtenir les meilleurs résultats
Après avoir testé cette fonctionnalité, j'ai relevé quelques points importants. Par exemple, veillez à ce que l'enregistrement soit concis et se concentre sur une seule tâche. Il est inutile d'y inclure plusieurs tâches. Avant de commencer, informez ChatGPT des détails qui différeront la prochaine fois, comme les dates des rapports, le fichier à télécharger ou les personnes invitées à la réunion.
OpenAI recommande également d'utiliser des exemples concrets et d'éviter d'inclure des informations confidentielles ou sensibles. Étant donné que ChatGPT doit surveiller les actions et le contenu des fenêtres pour apprendre les flux de travail, il est conseillé de fermer tous les éléments que vous ne souhaitez pas inclure avant de commencer.
Après avoir créé la compétence, vérifiez-la. Ne l'exécutez pas sans consulter le journal des clics et le score total. C'est l'occasion d'intégrer les règles non écrites, les conventions de nommage et les exceptions que vous avez en tête.
Globalement, je dois dire que la fonction Enregistrement et Relecture est une véritable pépite que je n'ai pas encore suffisamment explorée. Essayez-la si vous vous dites souvent : « Ce sera plus long à expliquer qu'à faire soi-même. » Pour découvrir d'autres fonctionnalités que vous pourriez manquer, consultez notre liste des 6 meilleures fonctionnalités ChatGPT à tester. Et une fois que vous les aurez essayées, n'hésitez pas à partager votre avis dans les commentaires.
Les commentaires sont fermés.