10 conseils essentiels pour Zoom à destination de tous les utilisateurs

Les réunions virtuelles sont devenues incontournables pour le télétravail, mais elles peuvent parfois s'avérer fastidieuses. Si vous utilisez Zoom comme plateforme de visioconférence, sachez qu'il existe plusieurs fonctionnalités cachées permettant d'optimiser l'efficacité des réunions pour les organisateurs et de les rendre plus interactives pour les participants. Voici quelques conseils et astuces pour tirer le meilleur parti de Zoom.

Utilisez des salles de sous-groupes auto-sélectionnées pour créer un événement de réseautage virtuel.

La communication virtuelle est souvent maladroite, et cela peut empirer si l'on place les participants dans des salles de sous-groupes aléatoires pour les forcer à converser. Bien que les participants soient généralement affectés automatiquement à ces salles, Zoom propose une fonctionnalité permettant à chacun de choisir sa salle et de passer de l'une à l'autre à son rythme. Cette approche offre une expérience plus flexible, proche d'une interaction en face à face. De plus, si vous êtes l'organisateur, vous pouvez nommer les salles de sous-groupes afin que les participants puissent les sélectionner en fonction de leurs centres d'intérêt ou de sujets spécifiques.

Cliquez sur « Salles de sous-groupes » , puis sélectionnez le nombre de salles à créer, choisissez « Laisser les participants choisir leur salle » et cliquez sur « Créer » . Ensuite, cliquez sur « Options » ou sur l’icône d’engrenage et sélectionnez « Autoriser les participants à choisir leur salle » et « Autoriser les participants à revenir à la session principale à tout moment ». Une fois les salles de sous-groupes créées, l’option « Renommer » apparaît dans la fenêtre « Salles de sous-groupes », vous permettant d’attribuer un nom à chaque salle.

Pour rejoindre une salle de sous-groupes, les participants cliquent sur « Salles de sous-groupes » , survolent le numéro dans la liste, puis cliquent sur « Rejoindre » > « Rejoindre » . Ils peuvent suivre la même procédure pour changer de salle ou revenir à la session principale. Il est important de noter que cette fonctionnalité d'auto-sélection est uniquement disponible sur les applications de bureau et mobiles ; les utilisateurs du client web devront être déplacés manuellement par l'organisateur.

Téléchargez un fichier CSV pour pré-remplir les salles des sous-groupes pour les grandes réunions.

Il existe de nombreuses situations où vous devrez affecter les participants à des salles de réunion spécifiques, plutôt que de les laisser choisir ou d'utiliser la fonction d'affectation aléatoire de Zoom. Par exemple, si vous souhaitez que tous les membres d'une même équipe se retrouvent dans la même salle. Vous pouvez le faire manuellement une fois la réunion commencée, mais pour les grands groupes, il est beaucoup plus simple de le faire à l'avance. Un fichier CSV suffit. Un modèle est disponible sur la page d'assistance Zoom : il vous suffit d'une colonne pour les noms des salles et d'une autre pour les adresses e-mail des participants. Lors de la planification de la réunion, accédez aux Options , sélectionnez « Affectation préalable des salles » > « Importer depuis un fichier CSV » , puis glissez-déposez votre fichier dans la fenêtre qui s'affiche. Zoom permet d'affecter jusqu'à 100 salles et 1 000 participants.

Configurez vos diapositives comme arrière-plan virtuel pour simuler une présentation personnelle.

Lors d'une présentation en présentiel, vous vous tenez généralement devant vos diapositives, permettant ainsi à votre public de vous voir et de voir votre contenu simultanément. La fonctionnalité Arrière-plan virtuel de Zoom reproduit cette situation en superposant votre vidéo à votre écran partagé. Les participants peuvent ainsi voir vos expressions et vos gestes, et suivre vos diapositives sans avoir à alterner leur regard entre vous et les diapositives. (Remarque : cette fonctionnalité est également compatible avec PowerPoint et Keynote.) Cliquez sur Partager > Écrans et sélectionnez Microsoft PowerPoint dans la section Applications . Vous pouvez ensuite choisir le type de superposition pour votre vidéo ; l' option Au premier plan place votre image par-dessus les diapositives partagées. Vous pouvez redimensionner et déplacer votre vidéo sur l'écran. Cliquez ensuite sur Partager.

Partagez le flux audio de votre ordinateur pour ajouter un son d'ambiance pendant les pauses.

Pour maintenir une certaine ambiance pendant les pauses en réunion (ou utiliser de la musique pour rappeler aux participants de revenir de pause), vous pouvez partager le son de votre ordinateur. Cette fonctionnalité est compatible avec le partage d'écran : vous pouvez ainsi présenter une diapositive aux participants tout en diffusant de la musique en arrière-plan. Pour partager du son sans partager votre écran, cliquez sur Partager l'écran > Avancé > Audio de l'ordinateur > Partager . Vous pouvez diffuser du son depuis n'importe quelle source sur votre appareil, y compris les services de streaming musical et YouTube. Si vous souhaitez également partager votre écran, cliquez sur Partager l'écran , sélectionnez le programme ou le bureau à partager, puis choisissez Partager le son > Partager.

Mettre en avant plusieurs intervenants pour simuler une table ronde réaliste

Par défaut, Zoom met en avant la vidéo ou l'icône de l'intervenant. Cela peut s'avérer gênant, selon votre point de vue, car les vidéos se déplacent sur votre écran, notamment lors des séances de questions-réponses où plusieurs participants activent leur micro et interagissent avec les présentateurs. Pour éviter cet encombrement visuel, les organisateurs Zoom peuvent désigner jusqu'à neuf personnes comme intervenants principaux, les rendant ainsi visibles pour les participants. (Cette fonction est différente de l'épinglage d'un participant, qui ne le désigne comme intervenant principal que sur votre appareil.)

La fonction « Pleins feux sur… » simule une table ronde, permettant à tous les participants de voir les intervenants principaux de manière équitable. Les autres participants restent visibles grâce à un curseur en haut de l'écran. Pour ajouter un intervenant mis en avant, survolez sa vidéo avec votre souris et cliquez sur les trois points > « Pleins feux sur… » . Répétez l'opération pour jusqu'à neuf intervenants.

Ajouter une vue immersive aux lieux de réunion réels

Les réunions virtuelles peuvent souvent paraître monotones, mais la fonctionnalité Vue immersive de Zoom rend les présentations, les cours ou les réunions de groupe plus interactifs en plaçant les participants dans des décors réalistes. Au lieu de visages flottant dans de petites cases, vous pouvez déplacer les participants pour les faire « asseoir » à des tables de classe, sur des chaises derrière une scène ou même autour d'un feu de camp. Pour une expérience visuelle optimale, assurez-vous que votre caméra Zoom fonctionne correctement . Zoom propose des décors prédéfinis, mais vous pouvez également importer une photo de votre bureau ou de votre espace extérieur. Ces arrière-plans virtuels peuvent accueillir jusqu'à 25 participants. En tant qu'organisateur, cliquez sur Affichage > Immersif , puis choisissez d'ajouter les participants à la scène automatiquement ou manuellement, et sélectionnez la scène. Cliquez sur Démarrer pour placer les participants dans la vue immersive. Pour les vues immersives personnalisées, vous devrez déplacer les participants manuellement.

Des fichiers audio séparés pour l'enregistrement de podcasts ou de contenus éducatifs.

Comme toute réunion Zoom peut être enregistrée, c'est une plateforme pratique pour créer et sauvegarder du contenu collaboratif ou conversationnel, comme des podcasts, des tutoriels, des réunions de conseil d'administration et des réunions Zoom Plus. Cependant, lorsque plusieurs personnes parlent au microphone en même temps, l'écoute ultérieure peut s'avérer difficile, surtout si les participants se coupent la parole ou si un participant a du bruit de fond pendant qu'un autre parle. Dans ce cas, vous pouvez enregistrer des fichiers audio séparés et les fusionner ensuite pour une meilleure qualité d'écoute. En tant qu'organisateur, dans l'application Zoom pour ordinateur, cliquez sur votre photo de profil > Paramètres > Enregistrer et activez l'option « Enregistrer un fichier audio séparé pour chaque participant » . Chaque fichier sera alors enregistré localement sous le nom du participant.

Configurez un deuxième appareil en tant que « co-hôte » pour gérer les participants et le chat.

Gérer une réunion implique de partager une présentation, de surveiller la conversation et de suivre les participants souhaitant intervenir ; autant de tâches qui peuvent s'avérer complexes, surtout sur un seul petit écran. Une solution consiste à se connecter avec un deuxième appareil : l'un pour le partage d'écran et l'autre pour la gestion des participants et de la conversation. Rejoignez la réunion depuis les deux appareils : sur votre appareil principal (celui qui vous donne les droits d'organisateur), cliquez sur « Participants » , survolez votre autre profil dans la liste, puis cliquez sur « Plus » > « Nommer co-organisateur » > « Confirmer » . (Si vous n'êtes pas l'organisateur principal de la réunion, vous pouvez tout de même obtenir les droits de co-organisateur.)

Avec un compte Zoom payant, vous pouvez vous connecter simultanément sur deux appareils identiques, ou sur un ordinateur et un téléphone ou une tablette. Il est également possible pour toute personne de se connecter sur un autre appareil avec un compte différent ou en tant qu'invité. Si vous êtes connecté avec le même profil, veillez à couper le micro de tous les appareils sur le second appareil afin d'éviter l'écho.

Créez votre propre salle d'attente pour partager un programme en direct et discuter avec les participants.

Pour une expérience de salle d'attente plus professionnelle (ou attrayante) que la page Zoom par défaut affichant le message « En attente du démarrage de la réunion par l'organisateur », vous pouvez personnaliser le contenu affiché aux participants. L'option la plus simple consiste à ajouter un titre, mais vous pouvez également inclure une image, le logo de votre marque accompagné d'un message ou d'une description de la réunion, ou encore une vidéo en boucle (avec ou sans son) permettant d'afficher l'ordre du jour, les règles de la réunion et un message de bienvenue. Activez la salle d'attente lors de la planification de votre réunion, puis accédez à Options de la salle d'attente > Personnaliser la salle d'attente > Enregistrer après avoir effectué vos personnalisations.

Les salles d'attente Zoom disposent également d'une fonction de chat, permettant aux hôtes d'envoyer des messages à tous les participants ou de communiquer en privé avec chacun d'eux. Cliquez sur « Chat » et sélectionnez la personne ou les participants avec lesquels vous souhaitez discuter.

Utilisez AI Companion pour obtenir un résumé lorsque vous rejoignez une réunion en retard.

L'Assistant IA de Zoom est un outil d'intelligence artificielle générative offrant des fonctionnalités de productivité telles que la prise de notes, les résumés de réunion et la définition des tâches à accomplir. S'il est activé pour une réunion, il peut également répondre aux questions des participants en temps réel. Ainsi, si vous arrivez en retard, vous pouvez obtenir un résumé de tout ce que vous avez manqué sans attirer l'attention sur votre retard. Parmi les questions prédéfinies, on trouve « Pouvez-vous me rattraper ? », « Mon nom a-t-il été mentionné ? » et « Quelles sont les tâches à accomplir ? », mais vous pouvez également poser des questions personnalisées. Cliquez sur l'icône de l'Assistant IA en haut à droite de la réunion et choisissez une question prédéfinie ou formulez la vôtre. Veuillez noter que la fonctionnalité Questions de réunion est uniquement disponible pour les comptes Entreprise et doit être activée par l'organisateur.