Nous sommes tous guidés par nos habitudes. Nous avons tous des actions récurrentes dans notre journée, des moments qui se produisent plusieurs fois ou des dizaines de fois, selon la nature de notre vie professionnelle. Vous pouvez utiliser ces moments récurrents pour créer de nouvelles habitudes qui peuvent améliorer votre efficacité globale au travail. Ensuite, empilez ces mini habitudes les unes sur les autres. Voici quelques habitudes utiles que vous pouvez adopter, inspirées des tâches récurrentes de votre journée, qui vous aideront à atteindre vos objectifs et à améliorer vos performances.
Que vous travailliez à domicile ou au bureau un jour donné, vous participez probablement à plusieurs réunions virtuelles. Les réunions virtuelles peuvent être épuisantes pour notre psychisme et notre être physique. Pour chaque réunion, juste avant d’appuyer sur le bouton « Rejoindre la réunion », faites pivoter vos épaules – vers l’intérieur… vers le haut… et vers l’arrière. Nous restons tous assis trop longtemps chaque jour. Arrondir vos épaules vous permet de vous étirer un peu. De plus, il vous rappelle de vous asseoir droit et vous encourage à garder les mains écartées. Lorsque vos mains atterrissent de chaque côté des notes que vous utilisez, utilisez-les comme autre guide. (Voir n° 2)
- Imaginez vos commentaires comme étant bien plus qu’un simple reflet de votre contenu ; C'est un accessoire de scène. Imaginez qu’il y a un mur de chaque côté de votre cahier. Vos mains ne doivent pas atterrir sur vos notes ou entre vous et vos notes. Garder les mains écartées, posées sur la table au lieu de les joindre, semble idiot, mais ce n'est pas grave. Parce que s'asseoir droit avec les mains écartées semble inconfortable, vous êtes plus susceptible d'utiliser des gestes de la main. L’utilisation de gestes vous aide à dissiper l’énergie nerveuse que nous ressentons tous lorsque nous parlons lors d’une réunion. En « livrant » symboliquement vos informations aux participants de votre réunion en les pointant du doigt, que ce soit en personne ou virtuellement, vous dirigez votre énergie nerveuse vers quelque chose de productif, plutôt que vers un mouvement saccadé ou saccadé.
- Suivez la règle des « deux questions ». Après qu’un collègue ou un client donne son avis lors d’une réunion, notre instinct nous pousse à dire immédiatement : « Eh bien, je pense… » et à donner ensuite notre avis. Au lieu de cela, faites une pause et posez deux questions. Faire une pause vous donne un moment pour réfléchir, et les deux questions vous aident à mieux comprendre la position de l'autre personne, ce qui peut changer la façon dont vous formulez votre opinion ou la vôtre. J’aimerais pouvoir vous indiquer les deux questions à poser, mais elles dépendront de la nature et du contenu de ce que l’autre personne a dit.
Les questions classiques utiles incluent :
« Pourquoi ce problème est-il si important pour vous ? »
« Comment êtes-vous arrivé à cette conclusion ? »
« Quelles informations supplémentaires vous seraient utiles ? »
- À la fin de la réunion, lorsque l'animateur de la discussion dit : « Je pense que nous avons terminé », regardez vos notes de réunion avant de regarder votre téléphone. Pour beaucoup d’entre nous, notre premier réflexe est de vérifier nos téléphones pour voir quels e-mails sont arrivés pendant la réunion. À la fin de la réunion, tous les points que vous avez abordés étaient au premier plan de vos préoccupations. Dès que vous regardez votre téléphone, les sujets de la réunion deviennent moins clairs. Avez-vous déjà regardé vos notes de réunion le lendemain de la réunion et vous êtes-vous dit : « Je savais ce que cela signifiait lorsque je l’ai écrit, mais je n’ai aucune idée de ce que cela signifie maintenant. » Lorsque vous regardez vos notes, vous remarquerez probablement que vous avez écrit beaucoup de noms. Nous avons tendance à écrire des idées ou des éléments concrets. Ajoutez un verbe à chaque nom. Si vous avez un nom et un verbe ensemble, vous avez une phrase complète, une pensée complète. Cette phrase aura du sens pour vous la prochaine fois que vous consulterez vos notes pour vous souvenir de ce qui s’est passé lors de la réunion.
- Commencez chaque e-mail par le nom de la personne à qui vous écrivez. Dans une tentative d’efficacité, nous utilisons souvent des raccourcis qui, en réalité, nuisent à notre impact. Si vous commencez directement par le cœur de votre e-mail, vous vous concentrez sur votre contenu. Si vous commencez par le nom de la personne, vous vous concentrez davantage sur l’individu. Vous imaginez son visage. Vous vous souvenez de votre dernière conversation avec lui. Vous pensez à la manière dont cette personne recevra l’information. Se concentrer sur l’individu vous aide à déterminer le ton à utiliser et le langage qui pourrait être approprié et utile. En personnalisant le message en fonction de l’individu, vous augmentez les chances que votre message soit entendu dans l’esprit que vous souhaitez, ce qui augmentera vos chances d’avoir le type d’impact que vous espérez avoir.
- Vous participez probablement à des dizaines de réunions par semaine. Au début de la réunion, quelqu'un passe du bavardage social au sujet principal. Si vous êtes celui qui ouvre la réunion, après avoir énoncé l'objectif de la réunion, ajoutez une ligne importante pour augmenter la valeur de votre temps avec ce public. Après avoir dit : « Merci de m’avoir rencontré pour discuter de X », ajoutez la phrase « avant d’aborder ce sujet » et une question ouverte.
« Qu’est-ce qu’il y a d’autre à ton programme ? »
« De quoi d’autre pourrait-il être utile de discuter ? »
Quels autres sujets vous préoccupent ces jours-ci ?
Montrer une volonté de mettre de côté votre propre agenda pour voir ce qui est important pour l’autre personne montre un niveau de préoccupation et d’engagement à aider le client ou le collègue avec lequel vous travaillez. De la même manière que vous commencez un e-mail en indiquant le nom du destinataire, commencer par mettre les besoins de l'autre personne avant votre ordre du jour déplace l'attention de la réunion du contenu vers l'individu. Cela vous aide à construire une relation plutôt qu’à simplement transmettre des informations. *Cela renforce la confiance et la coopération.*
Vous êtes occupé à perfectionner les compétences essentielles à votre profession. Ces compétences sont plus difficiles à acquérir que des compétences plus douces telles que les compétences en communication. Appliquer de bonnes techniques aux compétences plus douces ne demande que de la pratique. En changeant votre comportement par petites touches, vous changez la façon dont vous communiquez avec les autres. Assez rapidement, ces comportements deviennent vos nouvelles habitudes et vous n’avez pas à y penser beaucoup. *L’amélioration des compétences en communication renforce les compétences professionnelles et de leadership.*
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