Le secret d'une IA plus intelligente ne réside pas dans la requête de l'utilisateur, mais dans Google Drive.
Pas seulement dans les commandes ! Découvrez comment Google Drive rend votre utilisation de l’intelligence artificielle plus intelligente et plus efficace.
Les choses les plus importantes que vous devez savoir
- L'intelligence artificielle peut parcourir des centaines de documents stockés dans Google Drive pour récupérer rapidement des informations, telles que des projets récurrents ou des tâches inachevées.
- Transformez les longs fichiers PDF et les rapports grâce à l'intelligence artificielle pour en extraire clairement les tâches concrètes et les échéances importantes.
- Redonnez vie à vos anciens fichiers Google Drive en les transformant grâce à l'intelligence artificielle, par exemple en convertissant les transcriptions de séminaires en articles de blog ou les notes de réunion en listes de contrôle.
Mon expérience m'a permis de constater que la plus grande amélioration de mes résultats ne provient pas toujours de la demande elle-même, mais du fait de donner à l'intelligence artificielle accès aux documents que j'utilise déjà quotidiennement.
Une fois que l'IA a pu accéder à mes notes, mes recherches, mes PDF et à pratiquement tout le reste de mon espace de travail Google, elle a commencé à fonctionner davantage comme un assistant qui comprenait le contexte de mes questions.
Si vous utilisez déjà Google Drive, voici sept façons de tirer parti de ce contexte.
1. Transformer un volume important de recherches en une première ébauche soignée.
Consigne : À partir des documents de ce dossier, créez une présentation expliquant les principaux résultats. Organisez la présentation avec des titres clairs, indiquez les divergences entre les sources et signalez les affirmations qui nécessitent un examen plus approfondi.
Au lieu de copier-coller des informations provenant de plusieurs documents, indiquez à votre IA l'emplacement de votre dossier de recherche et expliquez-lui ce que vous souhaitez rédiger. Vous constaterez immédiatement la différence. Au lieu de se baser sur des informations déjà connues, l'IA fondera sa réponse sur vos recherches.
2. Comparez les documents en quelques secondes.
Consigne : Comparez ces deux documents et créez un tableau récapitulant chaque changement important. Mettez en évidence les modifications ayant une incidence sur les prix, les délais, les responsabilités ou les décisions clés.
Vous avez besoin de savoir ce qui a changé entre deux versions d'une proposition ou d'un contrat ? Cela m'arrive constamment lorsque Google Docs ne suffit pas, ou lorsque la première version est définitivement perdue. Téléchargez les deux fichiers et laissez l'IA les comparer. Ce qui prenait habituellement une demi-heure de relecture fastidieuse et d'attention méticuleuse aux détails devient une tâche accomplie en quelques secondes.
3. Posez des questions sur les années d'observation.
Question : D’après mes observations des réunions des six derniers mois, quels sont les projets qui ont été mentionnés le plus souvent ?
Ou encore : Quelles tâches vous êtes-vous engagées et qui n'ont pas encore été terminées ?
Nous avons pour la plupart des centaines de documents stockés sur Google Drive que nous ouvrons rarement. Au lieu de parcourir manuellement vos dossiers, laissez l'IA explorer leur contenu. C'est un moyen bien plus rapide de retrouver des informations que vous avez déjà créées. L'essor de la recherche par IA : 6 tâches que les utilisateurs confient désormais à l'IA plutôt qu'à Google.
4. Convertir les fichiers PDF en tâches concrètes
La demande : Résumez ce document, listez toutes les tâches à accomplir, indiquez les échéances importantes et expliquez tout ce à quoi je devrais porter une attention particulière.
Les longs rapports sont utiles, jusqu'au moment de les lire. Qu'il s'agisse d'un rapport trimestriel, d'un manuel scolaire ou d'un guide d'utilisation, l'IA peut extraire les informations essentielles. Ainsi, au lieu d'un simple résumé, vous obtenez un document exploitable.
5. Découvrir des liens dont vous ignoriez l'existence
Voici l'une de mes applications préférées de l'intelligence artificielle. Il suffit de lui fournir plusieurs documents pertinents, comme une séance de brainstorming, des retours clients, des comptes rendus de réunion et un plan de projet, et de lui demander d'y rechercher des tendances.
Vous pourriez découvrir des problèmes récurrents, des idées négligées ou des thèmes qui n'étaient pas clairs à la lecture de chaque document individuellement.
6. Faire revivre les œuvres anciennes
J'utilise cette astuce constamment maintenant. Mon Google Drive regorge de documents qui semblaient parfaits à l'époque, mais que j'ai remis à plus tard. L'intelligence artificielle peut remédier à cela. Par exemple, la transcription d'un webinaire peut devenir un article de blog, les notes de réunion une liste de tâches, une présentation une newsletter, ou encore un ancien rapport une campagne pour les réseaux sociaux. Les possibilités sont véritablement infinies.
Au lieu de repartir de zéro à chaque fois, vous vous appuyez sur le travail déjà accompli.
7. Laissez l'intelligence artificielle apprendre votre style d'écriture.
(Source de l'image : Getty Images)
Demande : En vous inspirant de ces trois courriels, rédigez un nouveau courriel pour demander une augmentation à mon responsable. Adoptez le même ton et la même longueur de phrase, mais sans copier le texte à l’identique.
L'un des avantages souvent négligés de travailler à partir de ses propres documents est la cohérence. Plutôt que de demander à une IA d'« écrire comme vous », fournissez-lui des exemples tirés de vos travaux précédents. Bien que je ne recommande à personne d'utiliser une IA pour rédiger à votre place, c'est un bon moyen d'accélérer la rédaction d'e-mails complexes grâce à une aide ponctuelle de l'IA.
Je l'ai fait d'innombrables fois avec des voisins difficiles, pour des demandes de remboursement et pour des questions à mon médecin. L'IA m'aide à formuler des choses que j'aurais pu oublier autrement.
CONCLUSION
J'ai découvert un monde de possibilités avec mes documents Google Docs, des possibilités dont j'ignorais l'existence. En fait, nombre de mes documents Google Workspace ont été rédigés avant même l'avènement de l'IA ; les explorer maintenant grâce à elle s'est révélé incroyablement amusant et utile. La prochaine fois que vous cherchez l'inspiration, essayez : jetez un œil aux fichiers déjà présents dans votre Google Drive et découvrez une méthode de travail qui vous échappait.
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