Je n'utilise pas l'intelligence artificielle pour rédiger mes messages ; je l'utilise pour gérer ma boîte de réception.
Découvrez comment tirer parti de l'intelligence artificielle pour gérer et organiser efficacement votre boîte de réception, et pas seulement pour rédiger vos messages. Des solutions innovantes pour en finir avec le désordre des e-mails.
Les choses les plus importantes que vous devez savoir
- L'IA intégrée à la boîte de réception permet de prioriser les messages urgents et de regrouper les sujets connexes, offrant ainsi un point de départ ciblé après une absence nécessitant une intervention humaine.
- Les résumés IA de Gmail peuvent synthétiser de longs échanges d'emails pour en extraire les points clés et les réponses récentes, tout en exigeant une vérification des messages originaux pour obtenir des informations exactes ou cruciales.
- L'IA peut analyser les conversations pour extraire les questions, les tâches et les échéances en suspens, ce qui vous permet d'interroger Gemini sur les engagements ou les dates à venir afin de recueillir une deuxième information.
Quand mon grand-père m'écrivait pendant mes études, il terminait toujours ses lettres par : « C'était un plaisir de te rendre visite quelques minutes. » C'est ce sentiment que j'éprouve encore aujourd'hui à l'égard de chaque lettre ; c'est une façon de communiquer avec quelqu'un, aussi rapide et simple soit-elle.
Maintenant que Claude peut non seulement rédiger un courriel, mais aussi l'envoyer, j'ai l'impression que c'est une fonctionnalité d'IA de plus dont je n'ai absolument pas besoin. Cependant, mon ressenti sur l'ensemble de cette discussion est tout autre.
Il n'y a rien de personnel à trier des newsletters, à chercher une pièce jointe perdue ou à relire une conversation de 20 messages pour vérifier les points d'accord. Ce sont des tâches qui peuvent facilement m'accaparer toute la journée, et je suis ravi d'en déléguer certaines à l'IA.
Des fonctionnalités comme la boîte de réception IA de Google et les aperçus IA de Gmail permettent de prioriser les messages, de résumer les conversations et de répondre aux questions concernant les informations dispersées dans plusieurs e-mails. Je rédige toujours mes propres réponses, mais je consacre beaucoup moins de temps à choisir lesquelles envoyer.
Voici cinq façons dont l'intelligence artificielle peut faciliter la gestion de votre boîte de réception, sans rédiger un seul courriel à votre place.
1. Cela vous montre ce qui requiert votre attention.
La plupart des boîtes de réception affichent chaque courriel non lu comme un élément supplémentaire nécessitant votre attention. Vous pourriez y trouver un message d'une personne attendant une réponse, ainsi qu'une annonce de réduction, un reçu automatique ou une lettre d'information à lire ultérieurement.
La boîte de réception IA de Google est conçue pour séparer ces signaux. Elle met en évidence les priorités principales et regroupe les sujets à suivre, vous offrant ainsi un point de départ plus ciblé qu'une longue chronologie.
C'est particulièrement pratique lorsque je consulte ma boîte mail après une longue absence. Au lieu d'ouvrir les messages un par un pour voir ce qui s'est passé, je peux commencer par les conversations que Gmail a marquées comme importantes.
L'IA ne comprendra pas toujours parfaitement vos priorités, alors gardez cela à l'esprit. Un message apparemment anodin peut s'avérer important en raison de son expéditeur ou d'une discussion qui a eu lieu hors de la messagerie électronique. Je continue de consulter le reste de ma boîte de réception, mais je n'ai plus besoin de considérer chaque message non lu comme aussi urgent.
2. Résumer les longs échanges de courriels
Rien ne me donne plus envie de fermer Gmail que d'ouvrir une conversation contenant des dizaines de nouvelles réponses.
Certains messages reprennent des informations du début de la conversation. D'autres s'orientent vers des discussions distinctes, et les détails dont vous avez besoin peuvent se perdre au milieu. Arrivé au terme de la conversation, il est facile d'oublier ce qui l'a motivée au départ.
La fonctionnalité « Aperçu IA » de Gmail permet de résumer les longues conversations en regroupant les points clés et les réponses récentes. Cela me donne suffisamment de contexte pour comprendre le sujet de la discussion et savoir par où commencer ma lecture.
Je ne me fie pas aux résumés lorsque j'ai besoin d'une citation précise, d'une échéance stricte ou d'une décision finale. L'IA risque d'omettre un détail crucial ou de transformer un désaccord entre deux personnes en un accord plus clair que ne le permettrait la conversation. Pour tout ce qui est important, je consulte les messages originaux.
Cependant, le résumé permet tout de même de gagner du temps car il me dirige vers les parties de la conversation qui nécessitent une attention plus particulière.
3. Rechercher un courriel quand on ne se souvient plus des mots-clés
Cette fonctionnalité me sauve la vie. Avec trois enfants, il y a toujours un formulaire ou une autorisation à remplir que je ne peux pas me permettre d'oublier. La recherche classique fonctionne bien quand on sait ce qu'on cherche, mais parfois, je ne me souviens que d'une date ou d'un nom. Malheureusement, ce n'est pas comme ça que je me souviens des e-mails.
Il m'arrive de me souvenir qu'on m'a recommandé une application ou qu'on m'a envoyé une date de réunion, sans pour autant me rappeler qui était l'expéditeur. Parfois, je sais que j'ai reçu une pièce jointe, mais j'ignore son nom. Cela peut m'obliger à effectuer plusieurs recherches avec des mots-clés légèrement différents.
La recherche basée sur l'IA vous permet de décrire l'information. Dans Gmail, vous pouvez poser une question en langage naturel, et Gemini peut utiliser les messages associés pour générer une réponse ou afficher les conversations qui la contiennent.
Vous pourriez demander : « Quelle date avons-nous convenue pour l’entretien ? » ou « Qui m’a envoyé des informations concernant le nouvel abonnement ? » La formulation n’a pas besoin de correspondre à celle de l’e-mail original.
Comme pour les résumés, j'ouvre le message original avant d'utiliser les informations. L'avantage est de pouvoir y accéder sans avoir à me souvenir de la formulation du sujet il y a trois semaines.
4. Extraction des tâches et des échéances
Un courriel ne devrait pas contenir l'expression « mission de travail » pour vous donner autre chose à faire.
Une demande peut surgir à la fin d'une longue conversation. Quelqu'un peut mentionner une échéance imminente ou poser une question au beau milieu d'un message abordant plusieurs sujets sans rapport. Si vous la lisez trop vite, elle se perd sous le flot de messages suivants. C'est exaspérant ! Heureusement, l'IA peut analyser la conversation à la recherche de questions, de dates et de tâches en attente. Vous pouvez demander à Gemini quels messages requièrent une réponse, ce que vous avez convenu d'envoyer ou s'il y a une échéance à venir dans une discussion en particulier.
C'est l'une des méthodes les plus efficaces pour rattraper son retard après une période chargée. Je ne considérerais jamais cette image comme une liste de tâches définitive. Ne pas respecter une échéance est bien plus grave que de gagner quelques minutes ; je vérifie donc les messages originaux avant d'ajouter quoi que ce soit à mon agenda. L'IA agit comme une seconde vérification, repérant des détails qui pourraient autrement passer inaperçus.
5. Regrouper les conversations connexes
Un projet se limite rarement à une seule conversation par courriel. La discussion initiale peut avoir un objet différent, la planification un autre, et le suivi un troisième. Avec plusieurs participants et des messages transférés, votre boîte de réception est vite saturée.
L'intelligence artificielle peut identifier les liens entre ces conversations, même si elles n'utilisent pas la même formulation. Ainsi, au lieu d'ouvrir une seule discussion et d'effectuer une recherche séparément, vous pouvez demander les informations les plus récentes sur un sujet ou un projet précis.
L'intelligence artificielle peut gérer ma boîte de réception actuelle, y compris les conversations que j'ai oublié de catégoriser correctement.
Toutefois, une surveillance reste nécessaire. Deux projets peuvent avoir des noms similaires, ou une même personne peut vous envoyer des courriels sur des sujets sans rapport. Je vérifie les courriels sur lesquels l'IA a fondé sa réponse avant de considérer qu'elle a constitué l'ensemble correct.
En résumé : je veux que l'IA gère le chaos, pas la conversation.
Il sera probablement de plus en plus difficile d'éviter les réponses automatiques, car les fournisseurs de messagerie les placent directement sous nos messages. Pour certains, ces réponses permettent de gagner du temps et d'accélérer la communication. Je comprends leur intérêt. Découvrez comment envoyer des messages à Claude dans Gmail.
Ce n'est tout simplement pas la fonctionnalité dont j'ai besoin. Choisir mes propres mots prend un peu plus de temps, mais cela préserve l'essence même et l'objectif de l'envoi de ce courriel. C'est au niveau des tâches administratives liées à cet échange que je suis ravi de gagner du temps.
Utilisez-vous l'intelligence artificielle pour gagner du temps dans la gestion de votre boîte mail ? Dites-le-moi dans les commentaires.
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